7-Day Follow-Up & Audit
หลังจากร้าน Go Live ครบ 7 วัน ให้ทีม CS ติดต่อร้านเพื่อติดตามผลการใช้งาน และตรวจสอบว่าระบบยังทำงานได้ตามปกติ
1. Follow Up with Customer
สอบถามลูกค้าว่า:
- หลังใช้งาน Araya มา 7 วัน เป็นอย่างไรบ้าง
- AI รับสายได้ตรงตามที่ต้องการหรือไม่
- มีปัญหาเรื่องการจองหรือไม่
- ลูกค้าเข้า Dashboard ได้หรือไม่
- มี To Do / Action Items ที่ลูกค้าไม่เข้าใจหรือไม่
- มีข้อมูลร้านส่วนไหนที่ต้องปรับใน Prompt หรือระบบหรือไม่
2. Check Phone Number Setup
ตรวจสอบช่องทางหลักของร้าน:
- Google Business Profile
- Website
- Social Media
- Booking page หรือช่องทางอื่น ๆ
ตรวจสอบว่าเบอร์ที่แสดงอยู่เป็นเบอร์ที่สามารถโทรเข้า AI ได้ถูกต้องตามรูปแบบที่ร้านเลือกไว้
3. Check Dashboard
เข้า Dashboard ของร้านเพื่อตรวจสอบว่า:
- มีสายโทรเข้าเป็นปกติ
- Call History แสดงข้อมูลถูกต้อง
- AI ยังสามารถรับสายและสร้าง Booking ได้
- Booking เข้า Google Calendar หรือ Amelia ถูกต้อง
- To Do / Action Items แสดงถูกต้อง
- ไม่มี Error หรือความผิดปกติในการใช้งาน
- สายนอกเวลาได้รับการตอบและจัดการเหมาะสม ไม่มีสายที่ควรจองได้แต่หลุดหาย
4. Check Minutes & Notification
ตรวจสอบว่า:
- Minutes Balance แสดงถูกต้อง
- Monthly Allocation ถูกต้อง เช่น 250 หรือ 350
- หากนาทีใกล้หมด ระบบมี Email Notification ตามปกติ
- หากร้านใช้งานเยอะผิดปกติ ให้แจ้งทีมที่เกี่ยวข้องเพื่อพิจารณา Top-up หรือ Upgrade Package
หากพบปัญหา ให้ตรวจสอบและแก้ไขทันที พร้อมแจ้งลูกค้าหลังดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
5. สรุปสถานะร้าน (เขียว / เหลือง / แดง)
หลังเช็กข้อ 1–4 เสร็จ ให้ CS เลือกสีให้ร้าน
🟢 เขียว: ปกติ
- ทุกข้อในข้อ 2–4 ปกติ
- ลูกค้าพอใจ ไม่มีปัญหาเรื่องการจอง
→ ติดตามรอบปกติรายเดือน
🟡 เหลือง: ต้องปรับ
- ข้อมูลร้านใน Prompt ไม่ครบหรือไม่ถูก
- ลูกค้ายังใช้ Dashboard หรือ To Do / Action Items ไม่เป็น
- ลูกค้าพอใช้ แต่ยังไม่มั่นใจ
- มีปัญหาเล็กน้อยที่ไม่กระทบการจองของลูกค้า
→ แก้ไขหรือสอนการใช้งานภายใน 2 วันทำการ และเช็กซ้ำภายใน 7 วัน
🔴 แดง: ต้องดูแลด่วน
- AI บอกว่าจองแล้ว แต่ไม่มี Booking จริงในระบบ
- มีการจองซ้อนหรือเวลาทับกัน
- เบอร์ที่แสดงบนช่องทางของร้านโทรเข้า AI ไม่ได้
- มีสายหลุดหายหรือ AI ไม่รับสาย
- ร้านไม่พอใจ หรืออยากหยุดใช้งาน
→ แจ้งทีม IT ภายในวันเดียวกัน และติดตามจนแก้เสร็จ
6. IT Monitoring
ส่วนนี้ทีม IT ดูแล หากพบปัญหาที่กระทบร้าน IT จะแจ้ง CS เพื่อติดต่อลูกค้า
Tools
- Tool call error หรือ timeout (เช็กเวลาว่าง, สร้าง Booking, ส่ง To Do, จอง therapist)
- การเชื่อมต่อกับ Google Calendar / Amelia ล้มเหลว
- AI ยืนยันการจองแต่ไม่มี Booking ถูกสร้างจริง
Calls
- จำนวนสายลดลงผิดปกติ หรือไม่มีสายเข้าเลยในเวลาทำการ
- สายที่จบด้วย Error หรือสายหลุดกลางคัน
- โอนสายไม่สำเร็จ
Call Quality
- AI ตอบช้า หรือเงียบนานผิดปกติ
- สายสั้นผิดปกติ (ลูกค้าวางสายเร็ว)
- AI ฟังผิดหรือถอดเสียงผิดบ่อย
Minutes
- การใช้นาทีพุ่งสูงผิดปกติ หรือนาทีใกล้หมด